Bab II.Landasan teoritis
II.
1. PENGERTIAN
II.1.1. Pengertian Organisasi
Keorganisasian adalah : suatu badan yang di mana di dalamnya terdiri dari beberapa orang yang mempunyai Fisi dan Misi yang sama. Atau organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan.
Hidup kita banyak bergantung dan dipengaruhi oleh organisasi, sebab sebagian besar kebutuhan hidup kita dipenuhi melalui organisasi. Apa yang kita pakai, apa yang kita makan dan dengan apa kita pergi, semua merupakan produk atau output organisasi. Secara umum dapat dikatakan bahwa seserang masuk atau membentuk suatu organisasi karena mengaharapkan akan dapat terpenuhi kebutuhannya melalui organisasi.
Inilah satu hakikat hidup manusia yaitu selalu hidup dalam organisasi atau berorganisasi, bukan saja karena manusia tak mampu hidup sendiri kecuali hidup dan berinteraksi dengan manusia lain dalam memenuhi kebutuhanya, melainkan juga karena manusia menghadapi pembatasan, ketidak mampuan fisik dan psikis, pemilikan materi dan waktu dalam usahanya untuk mencapai tujuananya. Pada dasarnya organisasi itu ada karena organisasi mempersatukan sumber – sumber dan potensi individu – individu. Dua orang yang bekerja sama akan lebih mudah melakukan pekerjaanya dibanding bila seorang diri melakukanya karena akan menanggung beban yang lebih berat.
Sekelompok orang yang yang ingin mencapai tujuan melalui kerja sama memerlukan aturanya dan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan yang mereka lakukan. Sebab jika salah seorang tidak bergerak, maka sasaran dan tujuan tidak akan tercapai sebagaimana diinginkan. Dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan, karena organisasi itu mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai secara lebih efisien dan klebih efektif dengan tindakan yang dilakukan secara bersama - sama. Organisasi dimana individu menjadi anggotanya dapat berukuran yang berbeda - beda, baik besarnya, strukturnya, kompleksitasnya maupun tujuannya.
II.1.2. Pengertian
Pengorganisasian.
Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang manajemen pengor- ganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.
II.1.3. Pengertian Struktur Organisasi.
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
II.2. TUJUAN DAN MANFAAT
II.2.1. Tujuan
Organisasi
Tujuan organisasi pada dasarnya merupakan perpaduan dari berbagai tujuan baik yang bersifat komplementer yaitu tujuan individu atau anggota organisasi, maupun tujuan yang bersifat substantif, yaitu tujuan organisasi secara keseluruhan. Tujuan substantif merupakan tujuan pokok organisasi, yang menjadi sebab dibentuknya suatu organisasi. Tujuan organisasi pada dasarnya merupakan perpaduan dari berbagai tujuan baik yang bersifat komplementer yaitu tujuan individu atau anggota organisasi, maupun tujuan yang bersifat substantif, yaitu tujuan organisasi secara keseluruhan. Tujuan substantif merupakan tujuan pokok organisasi, yang menjadi sebab dibentuknya suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan organisasi selalu diarahkan pada dua dimensi tujuan, yaitu :
II.2.1.1. Secara Umum
Agar proses pekerjaan tercapai dengan cara diatur, disusun sehingga seluruh pekerjaan dapat diselesaikan secara efktif dan efisien. Kefefktifan berhubunga dengan tingkat sejauh mana sasaran dapat dicarpai baik secara eksplisit maupun implisit. Sedangkan efisiensi berhubungan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin untuk mencapai tujuan tertentu. Adakalanya tujuan tercapai secara efektif tetapi tidak efisien, maksudnya tujuan tercapai terjadi pemborosam tenaga, bahan dan waktu. Sebaliknya dapat terjadi tujuan dicapai secara efisien, tetapi tidak efektif.
II.2.1.2 Secara Khusus
Tercapainya kepuasan anggota organisasi.Ø
Dalam proses pencapai tujuan organisasi, setiap orang atau anggotaØ yang terlibat dalam aktivitas organisasi harus diberikan kepuasan, sehingga mereka merasa sebagai anggota organisasi. Hal ini akan mendorong mereka untuk bekerja dalam kondisi dan motivasi yang produktif.
II.2.2. Manfaat Organisasi
Benarkah berorganisasi di sekolah identik dengan penurunan prestasi dan konsentrasi belajar. Memang berorganisasi dapat bersifat adiktif.Namun, jika tidak pandai mengatur waktu, tugas-tugas lain bisa terbengkalai. Inilah salah satu sisi "negatif"-nya.
Melihat sisi "negatif" berorganisasi di sekolah, kita juga harus melihat sisi positifnya.Di luar semua itu berorganisasi di sekolah ternyata memiliki banyak nilai-nilai positif yang bermanfaat dalam pengembangan pribadi.
II.2.2.1 Menambahan
Pengalaman
Dengan menjadi anggota panitia suatu kegiatan, kita mendapat pengalaman berorganisasi.Bagaimana bekerja dalam komunitas yang terdiri dari individu-individu majemuk, beraneka ragam latar belakang dan pola pikir.Ada yang berpikir cepat dan nyambung dengan pikiran kita, namun ada juga yang lemot dan enggak nyambung-nyambung.
Dengan kesibukan tambahan ini, mau tidak mau kita harus belajar strategi menyatukan visi, membagi kerja, dan menjalankan tugas.Istilah kerennya, job description masing-masing tugas harus jelas. Berbagai benturan yang mungkin terjadi saat menyatukan visi, tentu akan menjadi tambahan pengalaman tersendiri. Begitu pula saat pembagian kerja, kita menjadi terbiasa untuk bekerja secara team work, saling membahu, mendukung satu dengan lainnya.
Selain memperoleh pengalaman berorganisasi, kita juga mendapatkan pengalaman dan menambah wawasan dalam bidang yang kita kerjakan. Misalnya, bila bertugas sebagai seksi publikasi, kita akan mendapat pengalaman bagaimana berhubungan dengan orang lain di luar kelompok sendiri, bagaimana mempromosikan kegiatan yang kita buat dan media yang akan digunakan.
Bergabung dengan kepanitiaan suatu kegiatan tentu membuat kita harus berinteraksi dengan banyak orang. Proses interaksi ini membuat kita menjadi kenal dan dikenal banyak orang. Dengan kata lain, melalui pergaulan yang luas,kita akan memiliki banyak teman.
II.2.2.2 Sikap dan Mental
Kegiatan di luar sekolah juga membentuk sikap mental positif, misalnya kedisiplinan, ketekunan, kejujuran, dan percaya diri. Setiap kerja pasti ada target waktu (deadline) yang harus dicapai. Dengan adanya job description kita harus bisa memimpin diri sendiri, menentukan skala prioritas dan disiplin dalam menjalankan rencana kerja agar selesai sebelum target waktu (deadline) yang ditentukan.
Selain kedisiplinan, ketekunan kita juga terasah.Tidak semua tugas yang menjadi tanggung jawab, mudah dilaksanakan. Kadangkala ada tugas yang membutuhkan ketekunan, seperti mewawancarai orang penting yang sulit ditemui. Bila tidak tekun tugas kita tidak terselesaikan.
Jabatan yang kita emban berhubungan dengan kepercayaan. Dalam melaksanakan tugas, kita diberi kepercayaan, bisa berupa wewenang atau materi.Kita dituntut bersikap jujur, tidak menyalah gunakan kepercayaan yang telah diberikan. Hal ini membutuhkan keberanian untuk melawan keinginan negative dan melatih kejujuran kita.
Dengan pengalaman yang kita dapatkan saat berorganisasi, secara sadar maupun tidak, tingkat kepercayaan diri kita juga meningkat Kepercayaan diri yang tinggi ini amat berguna saat kita harus melangkah dan menentukan sesuatu. Bila kita percaya diri, maka kita akan lebih berani dalam menghadapi segala situasi.
II.2.2.3 Keuntungan Tambahan
Di luar semua itu, ternyata masih ada keuntungan tambahan yang bisa kita dapatkan dari kegiatan berorganisasi di sekolah. Keuntungan tambahan itu adalah suvenir-suvenir yang dapat kita koleksi untuk dikenang di masa depan. Suvenir-suvenir itu dapat berupa kaus, kartu kepanitian, bandana, topi dan lain-lain.Benda - benda yang sekilas tidak berharga itu mungkin bisa menjadi berharga karena menyimpan kenangan yang tidak tergantikan.
Namun, pada akhirnya betapa pun positifnya berorganisasi di sekolah, kewajiban utama kita sebagai pelajar adalah belajar.Kemampuan berorganisasi hendaknya disertai dengan kemampuan mengatur waktu dengan baik, agar kita dapat mendapatkan semua manfaat berorganisasi tanpa mengor- bankan prestasi.
Dengan menjadi anggota panitia suatu kegiatan, kita mendapat pengalaman berorganisasi.Bagaimana bekerja dalam komunitas yang terdiri dari individu-individu majemuk, beraneka ragam latar belakang dan pola pikir.Ada yang berpikir cepat dan nyambung dengan pikiran kita, namun ada juga yang lemot dan enggak nyambung-nyambung.
Dengan kesibukan tambahan ini, mau tidak mau kita harus belajar strategi menyatukan visi, membagi kerja, dan menjalankan tugas.Istilah kerennya, job description masing-masing tugas harus jelas. Berbagai benturan yang mungkin terjadi saat menyatukan visi, tentu akan menjadi tambahan pengalaman tersendiri. Begitu pula saat pembagian kerja, kita menjadi terbiasa untuk bekerja secara team work, saling membahu, mendukung satu dengan lainnya.
Selain memperoleh pengalaman berorganisasi, kita juga mendapatkan pengalaman dan menambah wawasan dalam bidang yang kita kerjakan. Misalnya, bila bertugas sebagai seksi publikasi, kita akan mendapat pengalaman bagaimana berhubungan dengan orang lain di luar kelompok sendiri, bagaimana mempromosikan kegiatan yang kita buat dan media yang akan digunakan.
Bergabung dengan kepanitiaan suatu kegiatan tentu membuat kita harus berinteraksi dengan banyak orang. Proses interaksi ini membuat kita menjadi kenal dan dikenal banyak orang. Dengan kata lain, melalui pergaulan yang luas,kita akan memiliki banyak teman.
II.2.2.2 Sikap dan Mental
Kegiatan di luar sekolah juga membentuk sikap mental positif, misalnya kedisiplinan, ketekunan, kejujuran, dan percaya diri. Setiap kerja pasti ada target waktu (deadline) yang harus dicapai. Dengan adanya job description kita harus bisa memimpin diri sendiri, menentukan skala prioritas dan disiplin dalam menjalankan rencana kerja agar selesai sebelum target waktu (deadline) yang ditentukan.
Selain kedisiplinan, ketekunan kita juga terasah.Tidak semua tugas yang menjadi tanggung jawab, mudah dilaksanakan. Kadangkala ada tugas yang membutuhkan ketekunan, seperti mewawancarai orang penting yang sulit ditemui. Bila tidak tekun tugas kita tidak terselesaikan.
Jabatan yang kita emban berhubungan dengan kepercayaan. Dalam melaksanakan tugas, kita diberi kepercayaan, bisa berupa wewenang atau materi.Kita dituntut bersikap jujur, tidak menyalah gunakan kepercayaan yang telah diberikan. Hal ini membutuhkan keberanian untuk melawan keinginan negative dan melatih kejujuran kita.
Dengan pengalaman yang kita dapatkan saat berorganisasi, secara sadar maupun tidak, tingkat kepercayaan diri kita juga meningkat Kepercayaan diri yang tinggi ini amat berguna saat kita harus melangkah dan menentukan sesuatu. Bila kita percaya diri, maka kita akan lebih berani dalam menghadapi segala situasi.
II.2.2.3 Keuntungan Tambahan
Di luar semua itu, ternyata masih ada keuntungan tambahan yang bisa kita dapatkan dari kegiatan berorganisasi di sekolah. Keuntungan tambahan itu adalah suvenir-suvenir yang dapat kita koleksi untuk dikenang di masa depan. Suvenir-suvenir itu dapat berupa kaus, kartu kepanitian, bandana, topi dan lain-lain.Benda - benda yang sekilas tidak berharga itu mungkin bisa menjadi berharga karena menyimpan kenangan yang tidak tergantikan.
Namun, pada akhirnya betapa pun positifnya berorganisasi di sekolah, kewajiban utama kita sebagai pelajar adalah belajar.Kemampuan berorganisasi hendaknya disertai dengan kemampuan mengatur waktu dengan baik, agar kita dapat mendapatkan semua manfaat berorganisasi tanpa mengor- bankan prestasi.
II.3
KOMPONEN KEORGANISASIAN
II.3.1 Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu,Tujuan berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara
• Tujuan Jangka panjang
• Tujuan Jangka menengah dan
• Tujuan Jangka pendek
II.3.2 Struktur
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.
II.3.2.1 Sistem
Terbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu :
• Input
• Proses
• Output
• Feedback
II.4
MANAGEMENT DALAM ORGANISASI
Dalam
sutau organisasi perlu adanya management sehingga dalam berjalannya Organisasi
tetap Eksis dan tidak Staknan. Adapun management yang diperlukan dalam
Organisasi antara lain :
II.4.1 Planning
Planning merupakan suatu perencanaan dari sebuah konsep pemikiran untuk mencapai hasil yang diinginkan Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.
Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.
Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W+1H,yaitu:
a.Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)
II.4.2 Organizing
Organizing merupakan penetapan susunan organisasi agar dalam pelaksanaan suatu kegiata tidak terjadi tumpah tindih.
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan kempulan hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama dalam organisasi, yaitu:
1. adanya sekelompok orang
2. adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
3. adanya tujuan bersama yang ingin dicapai
II.4.3 Action
Setelah ada perumusasn tujuan maka dilakunkanya tindakan agar tujuan organisasi bukan hanya sebatas konsep semata.
Actuating/pelaksanaan adalah roh dari organisasi. Hanya omong kosong jika perencanaan tidak diikuti dengan aksi yang sesuai. Implementasi adalah sama pentingnya dengan perencanaan. Tanpa pelaksanaan yang baik rencana akan hancur berantakan tanpa sempat mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu adanya pendelegasian yang tepat untuk suatu tugas tertentu. Serahkanlah suatu hal pada ahlinya. Jika ditangani ahlinya tentu suatu persoalan akan selesai lebih cepat dan hasilnya pun baik. Untuk menunjuk orang yang tepat di tempat yang tepat perlu adanya komunikasi terus menerus antara anggota organisasi. Dengan adanya komunikasi dan silaturahmi, kompetensi seseorang seringkali akan dapat diketahui. Selain itu komunikasi sangat penting dilakukan antara planner danactuator. Komunikasi penting untuk menyelaraskan antara keinginan perencana dengan pelaksana. Agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengganggu jalannya organisasi Rencana bisa berubah di tengah jalan jika ternyata pada pelaksanaannya terdapat situasi yang mendesak. Oleh karena itu pelaksanaan haruslah bersifat fleksibel tanpa keluar dari jalur tujuan yang hendak dicapai. Orang mengatakan ‘banyak jalan menuju ke Roma’. Begitupun denganaction (pelaksanaan), ia harus bisa menyesuaikan dengan situasi dan kondisi. Bukan mengalir dengan arus bukan pula melawan arus tetapi berusaha membelokkan arus perlahan-lahan ke arah yang kita kehendaki.
II.4.4 Controlling
Controlling adalah suatu tindakan pengawasan yang di lakuka agar kegiatan berjalan sesuai dengan yang diinginkan.
II.4.4.1
Fungsi Pengawasan :
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
II.4.4.2
Bentuk-Bentuk Pengawasan
II.4.4.2.1
Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyim- pangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
Dirancang untuk mengantisipasi penyim- pangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
II.4.4.2.2
Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
II.4.4.2.3
Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
II.4.4.2.4 Pelaku Atau Pelaksana Pengawasan Dan Pengendalian :
Pengawasan dan Pengendalian dilakuakan oleh :
1. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
2. Pihak luar manajemen ( Auditor )
II.4.5. Stepping
Stepin adalah penempatan – penempatan pada bagian bagianya sesuai dengan pembagian yan telah diberikan.
II.5
MANEJEMEN YANG TAK TERTULIS
II.5.1 Manejement Waktu
II.5.1.1 Biasakan Tertib dan Teratur
Silahkan saudara renungkan dan bayangkan siatuasi serta kerugian yang dipikul akibat kunci kendaraan yang sulit ditemukan karena disimpan disembarang tempat dan lupa untuk menyimpannya. Bayangkan suasana di rumah yang penuh dengan kepanikan dan kemarahan dari sang ayah, saat perjalanan menuju kantor dan lain sebagainya yang semuanya berakibat kerugian waktu, emosi dan pikiran, belum lagi derita isteri, anak atau pembantu rumah tangga akibat makian, cercaan, perintah sang ayah tersebut. Karena sebuah rumah tangga pada dasarnya juga sebuah organisasi, maka ilustrasi ini juga dapat terjadi pada organisasi lain semacam organisasi “Senat Mahasiswa, tapi dalam bentuk peristiwa yang lain. Untuk itu ada hal-hal yang perlu diperhatikan untuk bias tertib dan teratur.
II.5.1.2 Tahu dan Taat aturan
Sebagai pemimpin sebuah organisasi maupun sebagai anggota, pastikan saudara mengawali segala tindakan dengan berusaha mengetahui dan memahami aturan yang berlaku dengan baik dan benar.Atau kalau kalau belum ada aturan, maka kitalah yang harus membuat aturan terlebih dulu secara jelas, teratur dan dapat dipahami dengan baik, sehingga tak ada waktu yang terbuang. Karena kesalahan melanggar aturan akibat kekurangtahuan atau waktu terbuang karena tidak mengerti yang harus dilakukan, padahal suatu pekerjaan akan mudah dilakukan jika kita memahami. Percayalah, bersungguh-sungguh taan kepada aturan yang benar, akan sangat menghemat waktu, tenaga, emosi dan biaya. Jangan pernah menganggap remeh pelanggaran sekecil apapun.
II.5.2 Management
Kesekretariatan
II.5.2.1 Tertib Mengambil dan Menyimpan
Ambillah barang yang diperlukan dengan cara terbaik dan selalu kembalikan ketempatnya semula dengan cara terbaik pula. Jangan pernah enggan, malas dan ceroboh. Tertib dalam menyimpan, hanya memakan waktu yang sedikit, tetapi manfaat dikemudian hari akan berdampak besar sekali
.
II.5.2.2 Selalu Rapih dan Bersih
Biasakanlah sejak awal, sedang bekerja atau usai bekarja, suasana ruangan dan penyimpanan segala peralatan harus selalu dalam keadaan rapih, bersih dan teratur. Buanglah segala hal yang tidak diperlukan lagi, karena selain akan menambah masalah, juga akan menghambat efektifita skerja. Kebiasaan berantakan, kotor, tidak rapih dan tidak teratur adalah kebiasaan memalukan yang menunjukan prilaku tidak professional dan juga merupakan kunci pemborosan waktu, dan membuat suasana hatipun menjad irunyam.
II.5.2.2 Selalu Rapih dan Bersih
Biasakanlah sejak awal, sedang bekerja atau usai bekarja, suasana ruangan dan penyimpanan segala peralatan harus selalu dalam keadaan rapih, bersih dan teratur. Buanglah segala hal yang tidak diperlukan lagi, karena selain akan menambah masalah, juga akan menghambat efektifita skerja. Kebiasaan berantakan, kotor, tidak rapih dan tidak teratur adalah kebiasaan memalukan yang menunjukan prilaku tidak professional dan juga merupakan kunci pemborosan waktu, dan membuat suasana hatipun menjad irunyam.
II.5.2.3 Segalanya Mudah Dikenali
Kenalilah situasi ruangan baik ukuran, pintu darurat, daerah yang dibolehkan danyang terlarang, barang-barang, peralatan, tempat penyimpanan dan tata letak barang dengan baik, serta usahakan agar segala sesuatu dapat dikenali dan dicari dengan mudah, kelompokan dengan baik dan beri tanda atau nama yang jelas. Tidak boleh kehilangan waktu sedikitpun hanya karena lupa atau sulit mencarinya.
II.5.2.4. Lalu Lintas Lancar
Atur lalu lintas gerak orang ataupun barang sedemikian rupa sehingga lancar, tidak saling mempersulit satu sama lain atau bahkan saling bertabrakan. Buatlah tanda atau informasi yang jelas.
II.5.2.5
Ready To Combat
Pastikan setiap usai pemakaian peralatan dan perlengkapan kita selalu kembali dalamposisi rapih dan bersih serta selalu siapa pakai kembali., Baik dalam tata letak, maupunkondisinya.
II.5.3 Planing Manajement
Pastikan setiap usai pemakaian peralatan dan perlengkapan kita selalu kembali dalamposisi rapih dan bersih serta selalu siapa pakai kembali., Baik dalam tata letak, maupunkondisinya.
II.5.3 Planing Manajement
II.5.3.1 Selalu Terencana Ada motto yang baik untuk direnungkan.
“Jika gagal mebuat rencana berarti merencanakan sebuah kegagalan” atau “ Lebih baik bersimbah peluh dalam latihan daripada bersimbah darah dalam pertempuran” Unsur-unsur penting dalam perencanaan adalah:
II.5.3.2 Harus Ada Target
Pelajari teknik membuat rencana dan buatlah rencana yang matang dan teruji.Buatlah program rencana dalam bentuk harian, bulanan atau jangka panjang. Rencana juga harus rasional dari segi ukuran waktu dan target.
II.5.3.3 Siapkan Rencana Cadangan
Kita harus membaca dengan seksama situasi yang akan kita hadapi dengan segala kemungkinan yang tak terduga. Oleh karena itu kita harus selalu membuat rencana “B” dan “C” sebagai rencana cadangan.
II.5.3.4 Disiplin Dalam Melaksanakan Rencana
Sehebat apaun program kita susun, tidak akan ada artinya sama sekali andaikata kita tidak berdisiplin dalam melaksanakannya. Jangan tergiur oleh kegiatan atau kesenangan yang sifatnya spontan, yaitu hal-hal mendadak yang tidak sesuai rencana dan jangan pula terlena oleh sifat malas atau lalai.
II.5.3.5
Program harus Adil
Selain realistis, terukur, kita juga harus adil dengan hak-hak yang harus dipenuhi, seperti hak Allah SWT, hak tubuh, hak orang tua, hak keluarga, hak diri, hak tetangga, hak dosen dan lain-lain. Setiap ketidak adilan pasti akan menimbulkan masalah yang akan menghambat terealisasinya rencana.
Selain realistis, terukur, kita juga harus adil dengan hak-hak yang harus dipenuhi, seperti hak Allah SWT, hak tubuh, hak orang tua, hak keluarga, hak diri, hak tetangga, hak dosen dan lain-lain. Setiap ketidak adilan pasti akan menimbulkan masalah yang akan menghambat terealisasinya rencana.
II.5.3.6
Biasakan Dengan Data dan Informasi
Setiap tindakan dan keputusan berdasarkan informasi yang tidak jelas dan tidak akurat akan menimbulkan maslah dan kerugian besar. Coba anda bayangkan jika ada informasi sebagai berikut, “ Nanti akan datang tamu beberapa puluh orang dan akan menginap untuk beberapa malam”.
Setiap tindakan dan keputusan berdasarkan informasi yang tidak jelas dan tidak akurat akan menimbulkan maslah dan kerugian besar. Coba anda bayangkan jika ada informasi sebagai berikut, “ Nanti akan datang tamu beberapa puluh orang dan akan menginap untuk beberapa malam”.
II.5.3.7 Selalu Jelas dan Akurat
Harus menjadi mekanisme standar diri dan organisasi kita untuk selalu mengirim dan menerima data atau informasi secara akurat, jelas detail, bahkan sangat dianjurkan andaikata terdokumentasi lengkap.Jangan pernah puas dengan data selewat dan alakadarnya.
II.5.3.8
Bukan Sekedar Tahu
Tapi juga paham waspadalah terhadap distorsi informasi, yaitu kesalahan dalam memahami infor- masi yang akan berakibat pula dalam kesalahan menyampaikan atau dalam melaksanakannya.Jika kita menerima informasi, maka yang harus kita lakukan adalah mengejar dan merecek peemahaman kita tinformasi tersebut.
II.5.3.9 Sediakan Peralatan dan Perlengkapan Memadai
Memiliki alat adalah melaksanakan separuh pekerjaan” dan “Alat adalah penyelesaian masalah, bukan penambah masalah” adalah dua motto yang terkait dengan poinini.
Tapi juga paham waspadalah terhadap distorsi informasi, yaitu kesalahan dalam memahami infor- masi yang akan berakibat pula dalam kesalahan menyampaikan atau dalam melaksanakannya.Jika kita menerima informasi, maka yang harus kita lakukan adalah mengejar dan merecek peemahaman kita tinformasi tersebut.
II.5.3.9 Sediakan Peralatan dan Perlengkapan Memadai
Memiliki alat adalah melaksanakan separuh pekerjaan” dan “Alat adalah penyelesaian masalah, bukan penambah masalah” adalah dua motto yang terkait dengan poinini.
II.5.3.10
Sediakan Peralatan Sesuai Kemampuan dan Kebutuhan.
Belilah peralatan jika betul-betul sangat dibutuhkan dan sesuai dengan kemampuan. Namun harus pula berani mengatakan “tidak” jika tidak cocok dalam perhitungan ,walaupun kita sangat menyukainya.
Belilah peralatan jika betul-betul sangat dibutuhkan dan sesuai dengan kemampuan. Namun harus pula berani mengatakan “tidak” jika tidak cocok dalam perhitungan ,walaupun kita sangat menyukainya.
II.5.3.11 Awali Dengan Tahu Aturan Pakai
Bersabarlah untuk tidak tergesa-gesa memakai alat sebelum benar-benar mengetahui aturan pemakaiannya dengan baik, hal yang boleh dan terlarang, cara perawatannya, cara pencegahan dan perbaikan bagi kerusakan. Juga Bagaimana supaya peralatan menjadi awet dan optimal fungsinya.
II.5.3.12 Pergunakan Oleh Ahlinya
Jangan pernah membiarkan orang yang bukan ahlinya mempergunakan alat tersebut, karena selain tidak akan memperoleh hasil yang baik, juga sangat berpeluang besar menambah masalah dan kerusakan.
II.5.3.13
Siapkan Cadangan Untuk Mengantisipasi Keadaan Darurat
Kita harus memiliki peralatan cadangan, terutama untuk jenis-jenis yang sangat penting. Saudara menghemat waktu yang luar biasa jika selalu siap dengan cadangan.
Kita harus memiliki peralatan cadangan, terutama untuk jenis-jenis yang sangat penting. Saudara menghemat waktu yang luar biasa jika selalu siap dengan cadangan.
II.5.4 Rawat Berkala
Jangan pernah menunggu peralatan menjadi rusak, niscaya biaya dan waktu yang dikeluarkan sangat besar.Buatlah jadwal dan list perawatan dan rawatlah selalu secara kontinyu dan seksama.
II.5.4.1
Jangan Menunda dan Mengulur Waktu
Ketahuilah, setiap waktu yang akan kita jalani sudah ada beban tersendiri yang harus dipikulnya. Artinya, setiap kita menunda berarti akan hak waktu tersebut beradu dengan hasil penundaan kita, maka akibatnya mudah ditebak, selain kita tidak nyaman dalam mengerjakannya, akan serba tergesa-gesa, selalu merasa dikejar waktu yang tidak pernah cukup leluasa dalam mengerjakannya dan tentu saja hasilnya tidak pernah maksimal.
Ketahuilah, setiap waktu yang akan kita jalani sudah ada beban tersendiri yang harus dipikulnya. Artinya, setiap kita menunda berarti akan hak waktu tersebut beradu dengan hasil penundaan kita, maka akibatnya mudah ditebak, selain kita tidak nyaman dalam mengerjakannya, akan serba tergesa-gesa, selalu merasa dikejar waktu yang tidak pernah cukup leluasa dalam mengerjakannya dan tentu saja hasilnya tidak pernah maksimal.
II.5.4.2
Selalu tepat Waktu
Wajib bagi kita untuk melaksanakan segala sesuatu tepat pada waktunya sesuai dengan rencana atau kespakatan, jangan pernah rela sedtikpun meleset, kita harus sangat menikmati segalanya tepat pada waktunya.Andaikata anda melaksanakan suatu rapat organisasi, atau kegiatan kebaikan apapun, jika anda menundanya kaena hadirin belum lengkap, maka berarti anda menghukum yang hadir tepat waktu semata-mata karena menunggu yang belum dating, sungguh ketidakadilan yang sangat buruk.
Wajib bagi kita untuk melaksanakan segala sesuatu tepat pada waktunya sesuai dengan rencana atau kespakatan, jangan pernah rela sedtikpun meleset, kita harus sangat menikmati segalanya tepat pada waktunya.Andaikata anda melaksanakan suatu rapat organisasi, atau kegiatan kebaikan apapun, jika anda menundanya kaena hadirin belum lengkap, maka berarti anda menghukum yang hadir tepat waktu semata-mata karena menunggu yang belum dating, sungguh ketidakadilan yang sangat buruk.
II.5.4.3
Biar Cepat dan Ringkas Asal Selamat
Kalau bisa cepat mengapa harus lambat ? Tanya kenapa? Kalau bisa dikerjakan dalam lima menit, kenapa harus sepuluh menit, dan seterusnya.
II.5.4.4 Buat Standar Waktu
Kita harus mengawali dengan membuat standar waktu yang dibutuhkan dengan layak dan wajar, sehingga setiap keterlambatan yang tidak perlu dapat diketahui, disadari dan dianggap sebagai kerugian serta setiap penghematan dianggap suatu keuntungan.
Kalau bisa cepat mengapa harus lambat ? Tanya kenapa? Kalau bisa dikerjakan dalam lima menit, kenapa harus sepuluh menit, dan seterusnya.
II.5.4.4 Buat Standar Waktu
Kita harus mengawali dengan membuat standar waktu yang dibutuhkan dengan layak dan wajar, sehingga setiap keterlambatan yang tidak perlu dapat diketahui, disadari dan dianggap sebagai kerugian serta setiap penghematan dianggap suatu keuntungan.
II.5.4.5
Berlatih Agar Gesit dan tangkas
Tidak dapat dipungkiri gerakan yang lamban, lesu selain sangat boros waktu juga membuat dongkol siapapun yang melihatnya.Oleh karena itu latihan fisik yang baik dan teratur, selain membuat kekuatan tubuh meningkat juga sangat mempengaruhi kegesitan dan ketangkasan seseorang dalam bertugas yang tentu ujungnyanya sangat menghemat waktu. Bagi sebuah organisasi sangat disarankan selalu menyisipkan kegiatan pelatihan jasmani, olahraga, agar aktifitas organisasi itu dilasanakan oleh orang-orang yang sehat, segar, gesit dan kuat.
Tidak dapat dipungkiri gerakan yang lamban, lesu selain sangat boros waktu juga membuat dongkol siapapun yang melihatnya.Oleh karena itu latihan fisik yang baik dan teratur, selain membuat kekuatan tubuh meningkat juga sangat mempengaruhi kegesitan dan ketangkasan seseorang dalam bertugas yang tentu ujungnyanya sangat menghemat waktu. Bagi sebuah organisasi sangat disarankan selalu menyisipkan kegiatan pelatihan jasmani, olahraga, agar aktifitas organisasi itu dilasanakan oleh orang-orang yang sehat, segar, gesit dan kuat.
II.5.4.6 Waspadai Pencuri Waktu
Seringkali kita secara sadar atau tidak membiarkan waktu yang sangat berharga dicuri oleh hal-hal kejadian, atau barang yang remeh tak berharga.Dalam rapat-rapat organisasi atau kegiatan-kegiatan organisasi, seringkali kita terjebak untuk membicarakan hal-hal yang tidak penting.Oleh karena itu setiap kita berbicara harus terkendali dengan baik, penuh kesadaran, dan harus berani menghentikannya tatkala obrolan sudah tidak bermutu dan tidak bermanfaat.
Demikian juga, sebagai pemimpin suatu organisasi maupun anggota organisasi, sering juga kebiasaan-kebiasaan yang kurang baik dari prilaku individu terbawa-bawa dalam organisasi, seperti ; terlalu asyik nonton acara TV dan radio, melaksanakan hobi yang tak berarti, keisengan dan kesenangan tiada arti, lamunan sia-sia, sifat-sifat dengki yang senang melihat orang susah, dan susah melihat orang senang, dan lain-lain.
II.6. ETIKA DALAM ORGANISASI
Pada pengertian yang paling dasar, etika adalah sistem nilai pribadi yang digunakan memutuskan apa yang benar, atau apa yang paling tepat, dalam suatu situasi tertentu; memutuskan apa yang konsisten dengan sistem nilai yang ada dalam organisasi dan diri pribadi. Dalam membahas etika dalam organisasi, sejumlah pakar membedakan antara etika perorangan (personal ethics) dan etika organisasi (organizational ethics).
Etika perorangan menentukan baik atau buruk perilaku individual seseorang dalam hubungannya dengan orang lain dalam organisasi.
Etika organisasi menetapkan parameter dan merinci kewajiban – kewajiban (obligations) organisasi, serta menggariskan konteks tempat keputusan – keputusan etika perorangan itu dibentuk (Vasu, Stewart dan Garson, 1990).
II.6.1 Etika Komunikasi
Organisasi
Para peneliti dan konsultan organisasi menganalogikan bahwa organisasi adalah bagian dari sebuah budaya yang memiliki komponen-komponen berupa nilai dasar organisasi, asumsi yang diterima, kaidah pengambilan keputusan, gaya manajerial, cerita kesuksesan dan keberhasilan, makna tradisi dan loyalitas, serta topik dan metode komunikasi yang diterima. Dalam berkomunikasi harus mempertimbangkan pendekatan positif tentang moral dan etika penyampaian informasi oleh individu maupun oleh organisasi itu sendiri dalam hubungannya dengan individu lain maupun dengan organisasi lain.
II.6.2 Gaya Kepemimpinan Organisasi
Pada dasarnya di dalam setiap gaya kepemimpinan terdapat 2 unsur utama, yaitu unsur pengarahan (directive behavior) dan unsur bantuan (supporting behavior). Dari dua unsur tersebut gaya kepemimpinan dapat dikelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu otokrasi (directing), pembinaan (coaching), demokrasi (supporting), dan kendali bebas (delegating).
Pada gaya kepemimpinan otokrasi, pemimpin mengendalikan semua aspek kegiatan. Pemimpin memberitahukan sasaran apa saja yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut, baik itu sasaran utama maupun sasaran minornya. Pemimpin juga berperan sebagai pengawas terhadap semua aktivitas anggotanya dan pemberi jalan keluar bila anggota mengalami masalah. Dengan kata lain, anggota tidak perlu pusing memikirkan apappun. Anggota cukup melaksanakan apa yang diputuskan pemimpin.
Gaya kepemimpinan pembinaan mirip dengan otokrasi. Pada gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin masih menunjukkan sasaran yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut. Namun, pada kepemimpinan ini anggota diajak untuk ikut memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
Pada kepemimpinan demokrasi, anggota memiliki peranan yang lebih besar. Pada kepemimpinan ini seorang pemimpin hanya menunjukkan sasaran yang ingin dicapai saja, tentang cara untuk mencapai sasaran tersebut, anggota yang menentukan. Selain itu, anggota juga diberi keleluasaan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya.
Gaya kepemimpinan kendali bebas merupakan model kepemimpinan yang paling dinamis. Pada gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin hanya menunjukkan sasaran utama yang ingin dicapai saja. Tiap divisi atau seksi diberi kepercayaan penuh untuk menentukan sasaran minor, cara untuk mencapai sasaran, dan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya sendiri-sendiri. Dengan demikian, pemimpin hanya berperan sebagai pemantau saja.
Lalu, gaya kepemimpinan yang mana yang sebaiknya dijalankan? Jawaban dari pertanyaan ini adalah tergantung pada kondisi anggota itu sendiri. Pada dasarnya tiap gaya kepemimpinan hanya cocok untuk kondisi tertentu saja. Dengan mengetahui kondisi nyata anggota, seorang pemimpin dapat memilih model kepemimpinan yang tepat. Tidak menutup kemungkinan seorang pemimpin menerapkan gaya yang berbeda untuk divisi atau seksi yang berbeda.
Kepemimpinan otokrasi cocok untuk anggota yang memiliki kompetensi rendah tapi komitmennya tinggi.Kepemimpinan pembinaan cocok untuk anggota yang memiliki kompetensi sedang dan komitmen rendah.Kepemimpinan demokrasi cocok untuk anggota yang memiliki kompetensi tinggi dengan komitmen yang bervariasi.Sementara itu, kepemimpinan kendali bebas cocok untuk angggota yang memiliki kompetensi dan komitmen tinggi.
II.7. MENGAPA HARUS BERORGANISASI
Manusia pada dasarnya merupakan makhluk individu dan sosial sekaligus memang pusat kemanusiaan sublim.Organisasi adalah bentuk masyarakat yang terbaik karena didalamnya terdapat aturan main yang tertuang dalam peraturan organisasi dan dalam budaya organisasi, memiliki jenjang struktural yang jelas, serta memiliki tujuan.Adalah masing-masing pribadi manusia dan bahwa kemerdekaan pribadi adalah hak asasinya yang pertama.Tidak sesuatu yang lebih berharga daripada kemerdekaanya yang asasi tersebut. Namun pada saat bersamaan, manusia hidup dalam suatu bentuk hubungan tertentu (bersosialisasi) dengan dunia sekitarnya dan dengan individu lain sebagai makhluk sosial.
Bersosialisasi merupakan jalan bagi manusia untuk memenuhi kebutuhan kemanusiaanya dengan baik.Tanpa berada ditengah sesamanya dalam bentuk-bentuk hubungan tertentu, manusia tidak dapat memenuhi kebutuhannya dan tidak dapat tumbuh mencapai tingkat kemanusiaanya yang tertinggi.Dengan demikian, dalam masyarakat itulah kemerdekaan asasi manusia selaku individu dapat diwujudkan hingga mencapai tingkatnya yang paing dan prinsip-prinsip dasar yang menginspirasi kehidupan berorganisasi yang eksplisit.Oleh karena itu, individu yang berorganisasi merupakan individu yang paling memiliki peluang mewujudkan fitrah kemanusiaannya yang merdeka, berkehendak untuk tumbuh dan saling memberi dengan yang lainnya.
Berorganisasi juga merupakan proses pembentukan jatidiri individu dan sekaligus ruang bagi individu beraktualisasi , mengekspresikan kemanusiaanya dengan baik, dibandingkan dia hanya seorang diri ataupun sekedar berkerumun. Berorganisasi di usia muda pada dasarnya juga merupakan langkah mempersiapkan masa depan menjadi lebih baik dan terarah dengan jelas. Kebersamaan dan proses-proses yang dialami selama dalam organisasi, antara individu satu dengan lainnya, akan menumbuhkan rasa persaudaraan yang kuat sehingga mengekalkan kebersamaan tersebut. Kebersamaan itulah yang menjadi bekal untuk tumbuh bersama, saling menolong, saling bantu, dan saling membesarkan sambil terus berupaya mewujudkan tujuan ideal yang pernah diserap dalam organisasi.
Selama berorganisasi, setiap individu dihadapkan pada usaha dan masalah.Keduanya saling terkait.Melalui mekanisme dalam organisasi, setiap individu dipacu untuk dapat berusaha dan mengatasi masalah secara efektif dan efisien sehingga kemampuannya secara personal dan komunal ditingkatkan.
Dengan demikian, berorganisasi pada dasarnya berusaha mewujudkan kemanusiaan kita dengan jalan terbaik, mempersiapkan masa depan secara bersama dan terarah dengan jelas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar